Настройка бизнес процессов в Битрикс24

Результат от прочтения этой статьи - понимание, что и как в Вашей компании Вы сможете автоматизировать с помощью прекрасного инструмента - бизнес-процессы в Битрикс24.

Раз вы зашли и стали читать текст с этим заголовком, то уверен, что перед Вами уже встал вопрос автоматизации своего бизнеса с помощью бизнес-процессов в Битрикс24. Хотя, может быть, Вы просто увидели интересную функцию и Вам интересно узнать подробнее, что она может дать.

В любом случае эта статья будет Вам полезна.

Мы расскажем, что Вы такое бизнес-процессы в Битрикс24 и как их можно использовать. Мы дадим общую информацию, как и где их искать и настраивать. Конечно же, абсолютно всем тонкостям бизнес-процессов в Битрикс24 одной статьей мы Вас научить не сможем. И не удивительно - даже специалист с профильным образованием тратит несколько месяцев плотного обучения, чтобы полностью освоить данный инструмент.

Что такое бизнес-процессы в Битрикс24 и кому они нужны?

Если очень кратко, то бизнес-процессы в Битрикс24 - это возможность автоматизировать большинство повторяющихся действий в Вашей компании.

Одно это иногда повышает эффективность сотрудников в 2-4 раза.

Также любое действие, которое делает человек подвержено ошибкам из-за усталости, невнимательности и т.д. Когда Вы автоматизируете эти действия и снимете их с человека, количество ошибок также резко уменьшится. А, как Вы прекрасно знаете, меньше ошибок - меньше потерянных денег в компании.

Настроить бизнес-процессы будет очень полезно любой компании, где есть сложившийся коллектив и каждый сотрудник уже знает, что и как он делает.

Наверно Вам рано браться за автоматизацию Ваших бизнес-процессов, если у Вас еще нет сотрудников и нет четкого понимания, кто и чем будет заниматься. Этот этап бурного роста нужно вначале пройти, а потом уже оптимизировать работу. Нужно, чтобы было то, что мы сможем с Вами автоматизировать.

Что можно сделать с помощью бизнес-процессов в Битрикс24?

В Битрикс24 есть несколько базовых типов сценариев автоматизации. А именно:

• постановка задачи любому сотруднику по сценарию с глубокой настройкой этой задачи;
• уведомление любого сотрудника компании по сценарию;
• отправка e-mail;
• отправка смс;
• проверка заполненности полей;
• публикация информации в живую ленту, списки, карточки;
• создание и отправка документа (договор, счет, объяснительная, увольнительная и т.д.);
• Голосование и утверждение;
• запуск других бизнес-процессов;

Вроде бы простые действия, набор не выглядит особо поражающим воображение, верно?

Но поражает воображение, что мы можем составить из этих кирпичиков. Сразу вспоминается случай автоматизации для одной строительной компании. Вся проектная работа по строительству загородного дома у них была автоматизирована. На каждый новый объект запускался бизнес-процесс из более чем 1 800 задач.

Виды бизнес-процессов в Битрикс24

В СРМ Bitrix24 существует 5 различных вариантов автоматизации бизнес-процессов:

1. бизнес-процессы в Ленте;
2. бизнес-процессы в сущностях («Лид», «Контакт», «Компания», «Сделка»);
3. бизнес-процессы в файлах;
4. бизнес-процессы в списках;
5. автоматизация в сущностях «Лид» и «Сделка».

Обучение управлению бизнес процессами Битрикс24

Мы описали, как работают и что могут Бизнес-процессы в Битрикс24. Но чтобы научиться делать это качественно, нужно потратить несколько лет на обучение этому. Конечно же одной статьей мы этому обучить Вас не сможем. Но мы сделаем кое-что другое полезное: мы опишем, как это делаем мы в компании Devellab.

Автоматизация бизнес-процессов компанией Devellab состоит из четырех шагов

1. Мы общаемся с каждой ролью в компании в течение 1-2 часов для выяснения всех рабочих процессов и взаимодействий
2. Описываем текстово бизнес-процессы
3. Формализуем бизнес-процессы в компании в виде максимально понятной и наглядной схемы.В виде сложной блок-схемы, разделенный по отделам. Результат этой работы - подготовленный план внедрения, пригодный для автоматизации бизнес-процессами в Битрикс24
4. Переносим все формализованные бизнес-процессы в Битрикс24
5. Автоматизируем все повторяющиеся и шаблонные действия, чтобы снять этот труд с людей

Важно! Никогда не пытайтесь описать бизнес-процессы из своей головы, из головы руководителя. Даже если Вы знаете как действует каждый сотрудник! Не надо. Вы не знаете, как действует каждый человек на самом деле, когда никто его не контролирует. Написав идеальный вариант бизнес-процессов из своей головы, Вы можете нанести непоправимый вред своей компании. Не ломайте уже работающий механизм.

Думаю, что Вам не будете спорить со мной, что для описания и формализации бизнес-процессов нужно пригласить человека с соответствующими знаниями и опытом.

И по поводу настройки всего этого в Битрикс24 у самого Битрикса есть неплохие обучающие курсы. Вот, например, краткое введение в азы, курс из 8 уроков по 2 часа каждый: https://www.bitrix24.ru/events/webinars/intensiv-bp.php

Пример из практики

Расскажу Вам один пример автоматизации деятельности в компании через бизнес-процессы в Битрикс24.

Мы специально взяли очень простой пример из нашей практики, просто чтобы кратко рассказать, что было сделано.

Дано: компания, торгующая стройматериалами по всей России. Поставщиков - несколько сотен заводов. Только B2B, крупный и средний опт.

В компании был отдел продаж, отдел холодных звонков, отдел логистики, отдел по работе с поставщиком, юрист, бухгалтер, руководство компании.

У компании были проблемы: нет срм, не настроена аналитика по работе отдела продаж, медленное взаимодействие отдел продаж, отдела логистики и отдел по работе с партнерами. А ведь каждый заказ проходил через все эти отделы. Было огромное количество потерь: из-за забытых клиентов, из-за медленных ответов поставщиков, из-за необходимости все согласовывать с логистами в тот момент, как ждет ответа клиент и т.п.. Много заказов терялось.

Мы не будем рассказывать, как настраивали всю работу компании - срм, работа отдела продаж, отчетность, задачи, собрания, документооборот и т.д. - это все выходит за рамки этой статьи.

В рамках бизнес-процессов мы настроили всю цепочку движения любого обращения клиента в компанию. на каждый запрос клиента автоматически ставится задача нужному сотруднику в нужном отделе со сроками выполнения (логистика, отдел по работе с клиентами, юридический отдел, бухгалтерия, директор). Если сроки не выполняются, об этом оповещается менеджер, ведущий клиента и руководитель и принимаются необходимые действия по исправлению ситуации. Все документы формируются автоматически на нужной стадии воронки продаж. Товар и цена подтягиваются автоматически из занесенного нами ранее списка товаров, что позволяет моментально назвать ориентировочную стоимость, не смотря на то, что товаров многие тысячи, а поставщиков сотни и цены постоянно меняются.

Если поставщик давно не обновлял цены - система автоматически отправляет ему письмо с информацией, что нужны более свежие прайсы.

Результат такого внедрения - конверсия из обращения в покупку возросла на 80%. И максимально уменьшилась возможность ошибки. А ошибки стоят денег, особенно при перепродаже в B2B.

Хотите также? Мы, группа компаний Devellab будем рады оптимизировать работу вашего бизнеса! Мы находимся в Санкт-Петербурге, но выезжаем в другие города в случае необходимости личного присутствия.

Мы в компании devellab - Гарантируем результат на 100%

Не заработает - вернем деньги!

Получить предложение с гарантией результата Конверсия Как нам это удается? Мы не бросаем клиента и доводим до результата, а результат для нас это сотрудники которые пользуются системой и осознают ценность и важность использования данного инструмента!

Информационный канал для руководителей!

Хотите быть не острее технологий, быть в курсе новинок и успешных решений в области управления компанией?

Если да, то подписывайтесь на наш канал - мы будем присылать только действительно полезную и работающую информацию по следующим направлениям:

• Обзор полезных для бизнеса инструментов Битрикс24, как старых так и новинок
• Советы по настройке бизнес-процессов и их внедрения
• Примеры успешных применений Битрикс24 в разных сферах - как, что сделали, насколько дало рост бизнесу
• Инструменты маркетинга в Битрикс24 - как увеличить продажи и уменьшить рекламный бюджет
• … и многое-многое другое